Política de Privacidad

1Introducción

Esta Política de Privacidad explica cómo Virtum Insurance Agency LLC (“Virtum,” “nosotros” o “nuestra agencia”) recopila, usa, divulga, protege y conserva información cuando visitas nuestro sitio web, nos contactas, solicitas cotizaciones, completas formularios, te comunicas por teléfono, email, SMS o redes sociales, o trabajas con nosotros para servicios relacionados con seguros.

2Aviso importante

Virtum Insurance Agency LLC es una agencia de seguros independiente, no una compañía aseguradora. Podemos recopilar información necesaria para evaluar, cotizar, solicitar, dar servicio y renovar productos de seguros, incluyendo seguro de salud, seguro de vida, productos relacionados con Medicare, planes ACA Marketplace, anualidades, gastos finales, vida y salud internacional, seguros suplementarios, dental y visión.

3Información que recopilamos

Podemos recopilar: nombre, dirección, teléfono, email, fecha de nacimiento, información del hogar, idioma preferido, estado de residencia, información de ingresos para estimaciones ACA, estatus de Medicare, doctores, medicamentos, farmacia preferida, información de salud que proporciones, información de pago cuando aplique, analítica del sitio web, información del dispositivo, dirección IP, cookies, notas de llamadas, grabaciones cuando sea permitido, registros de consentimiento SMS/email y documentos que cargues o proveas.

4Cómo usamos la información

Usamos la información para responder consultas, agendar citas, verificar elegibilidad, preparar cotizaciones, ayudar con solicitudes, dar servicio a pólizas, apoyar renovaciones, enviar recordatorios, solicitar reseñas o referidos, mejorar nuestro sitio y marketing, entrenar a nuestro equipo, mantener registros, cumplir con obligaciones de carriers, FMO/uplines, Marketplace, Medicare, licencias estatales, anti-fraude, privacidad, seguridad y requisitos legales, y proteger nuestro negocio y clientes.

5Compartir información

Podemos compartir información con aseguradoras, FMOs/uplines, plataformas de Marketplace o Medicare cuando sea autorizado o requerido, agentes licenciados que trabajen con Virtum, proveedores de servicios como CRM, teléfono, email, SMS, agenda, almacenamiento en la nube, firma electrónica, analítica, contabilidad, asesores legales/compliance, reguladores, agencias gubernamentales u otras partes cuando sea requerido por ley, consentimiento, contrato o para completar los servicios solicitados.

6No venta de información personal

Virtum no vende tu información personal por dinero. No compartimos tu información personal con terceros no afiliados para su propio marketing sin tu consentimiento, salvo cuando sea permitido o requerido por ley. Para enviar una solicitud formal, visita nuestra página Do Not Sell or Share My Personal Information.

7SMS, llamadas y email, Consentimiento TCPA

Al enviar tu información a través de nuestro sitio o de un agente, otorgas consentimiento expreso por escrito bajo la Telephone Consumer Protection Act (TCPA) para que Virtum y sus representantes licenciados te contacten al número y correo que proporcionaste, incluyendo llamadas automatizadas, mensajes pregrabados, voz artificial y SMS/MMS, sobre productos y servicios de seguros.

El consentimiento no es condición de compra. Pueden aplicar cargos por mensajes y datos. La frecuencia de mensajes varía. Puedes salir de mensajes de marketing en cualquier momento respondiendo STOP; responde HELP para ayuda. También puedes revocar el consentimiento escribiendo a info@virtuminsurance.com. Las llamadas con personas elegibles a Medicare son grabadas y conservadas conforme a las reglas de CMS.

8Marketing de Medicare (Aviso TPMO)

Virtum es una Third-Party Marketing Organization (TPMO) según la definición de los Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS). “No ofrecemos todos los planes disponibles en tu área. Cualquier información que proporcionemos se limita a los planes que ofrecemos en tu área. Comunícate con Medicare.gov o al 1-800-MEDICARE para obtener información sobre todas tus opciones.”

Las llamadas con personas elegibles a Medicare se graban y conservan por al menos diez (10) años según lo requerido por CMS. Se obtiene un Scope of Appointment (SOA) antes de cualquier reunión de ventas de Medicare Advantage o Parte D.

9Cookies y analítica

Nuestro sitio puede usar cookies, pixels, etiquetas, analítica, herramientas publicitarias y tecnologías similares para operar el sitio, medir tráfico, mejorar la experiencia y evaluar el rendimiento de marketing (incluyendo Facebook, Google y plataformas similares). Puedes ajustar tu navegador para limitar cookies; algunas funciones podrían no funcionar sin ellas.

10Aviso de privacidad financiera (GLBA)

Como productor de seguros licenciado, Virtum está sujeto a la Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) y a regulaciones estatales de privacidad de información de seguros. Recopilamos información personal no pública (NPI) de ti, de transacciones con nosotros y de agencias de reportes al consumidor; divulgamos NPI solo según lo permitido por ley. Restringimos el acceso a NPI a empleados y socios que la necesitan para proveer productos o servicios, y mantenemos salvaguardas físicas, electrónicas y de procedimiento.

11Información de salud (relacionada con HIPAA)

Cuando buscas productos de salud, Medicare o ACA, manejamos información protegida de salud conforme a HIPAA y las leyes estatales aplicables. Compartimos información de salud solo con los carriers, Marketplaces y plataformas relacionadas con Medicare necesarios para cotizar, solicitar o dar servicio a tu cobertura.

12Seguridad y notificación de brechas

Usamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables diseñadas para proteger información personal. Ningún sitio, email, sistema en la nube, teléfono o transmisión electrónica es completamente seguro. Ante un incidente de seguridad que afecte tu información personal, te notificaremos a ti y a los reguladores aplicables conforme a las leyes federales y estatales de notificación de brechas.

13Retención

Conservamos información por el tiempo necesario para prestar servicios, manejar relaciones con clientes, cumplir con obligaciones de carriers, Marketplace, Medicare, licencias, impuestos, contabilidad, auditoría, disputas y requisitos legales, y mantener registros del negocio.

Rangos típicos de retención: registros de marketing e inscripción de Medicare, al menos 10 años (según CMS); registros generales de clientes y pólizas, aproximadamente 7 años después de terminada la relación; analítica del sitio, hasta 26 meses; registros de consentimiento y opt-out, durante la relación con nosotros más un período razonable posterior.

14Derechos estatales de privacidad

Según tu estado de residencia, puedes tener derechos a conocer, acceder, corregir, eliminar, portar o limitar el uso de tu información personal, y a salir de publicidad dirigida, “ventas” o profiling. Estos derechos aplican bajo leyes como la California Consumer Privacy Act con las enmiendas del CPRA (CCPA/CPRA), Virginia CDPA, Colorado CPA, Connecticut CTDPA, Utah UCPA, Texas TDPSA y la Florida Digital Bill of Rights (FDBR), entre otras.

Para ejercer estos derechos, escribe a info@virtuminsurance.com o usa nuestro formulario Do Not Sell or Share My Personal Information. Verificaremos tu identidad antes de responder. Puedes designar un agente autorizado. No te discriminaremos por ejercer un derecho de privacidad.

Ciertos registros bajo GLBA, HIPAA o el código de seguros pueden estar exentos de estos derechos.

15Menores

Nuestros servicios no están dirigidos a niños menores de 13 años. No recopilamos intencionalmente información personal de niños a través del sitio sin autorización apropiada.

16Sitios de terceros

Nuestro sitio o comunicaciones pueden enlazar a sitios de carriers, gobierno, Marketplace, Medicare, pagos, agenda u otros terceros. Sus prácticas se rigen por sus propias políticas.

17Usuarios internacionales

Nuestros servicios están dirigidos a residentes de Estados Unidos. La información que recopilamos se almacena y procesa en Estados Unidos. Si accedes desde fuera de EE.UU., consientes la transferencia, almacenamiento y procesamiento de tu información en EE.UU.

18Requisitos estatales y federales

Las agencias de seguros pueden estar sujetas a requisitos federales y estatales de privacidad, seguridad, seguros y protección al consumidor, incluyendo requisitos relacionados con información personal no pública. Manejamos la información conforme a los requisitos aplicables y a las obligaciones de carriers/programas.

19Cambios

Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente. La versión actualizada se publicará en nuestro sitio con una nueva fecha de vigencia. Los cambios materiales se destacarán en la página.

20Contacto

Preguntas sobre esta Política o sobre tu información personal: escribe a info@virtuminsurance.com o usa el formulario de contacto en nuestro sitio. Consulta también nuestra Declaración de Accesibilidad y el Aviso de Privacidad para Contratistas Independientes.